Vakuusmaksut ja talletukset kirjanpidossa
Vakuusmaksut tulee erottaa tavallisista kuluista ja arvioida jokaisessa sulussa.
Vakuusmaksut ja muut talletukset unohtuvat helposti, koska ne pysyvat usein pitkaan paikoillaan ilman liiketta. Suomalaisille pienyrityksille niita kannattaa seurata erikseen, jotta sidottu raha ei huku muiden tapahtumien joukkoon.
Mita kannattaa varmistaa?
- on selvää miksi raha on sidottu
- vastapuoli ja sopimus löytyvät nopeasti
- maksu ja mahdollinen palautus seurataan erillään
- erä arvioidaan jokaisessa sulussa
Missa virheita tulee?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Luokittelu | vakuus kirjataan tavalliseksi kuluksi |
| Seuranta | kukaan ei arvioi onko era yha aktiivinen |
| Paattaminen | palautus tai kuittaus kasitellaan myohaan |
Toimiva tyotapa
- Erota vakuusmaksut tavallisista ostotapahtumista ja tarkista ne osana Ostolaskut kirjanpidossa .
- Hyödynnä samaa ajattelua kuin Ennakkomaksut toimittajille ja Ennakkomaksut asiakkailta , jos raha liikkuu eri aikaan kuin varsinainen suorite.
- Tarkista era aina osana Taseen lapikaynti ennen kuukausisulkua , jotta sidottu raha ei unohdu taseeseen.
- Sailyta sopimus ja mahdollinen palautuslaskelma samassa kokonaisuudessa kuin Kirjanpitoaineiston arkistointi .
Yhteenveto
Vakuusmaksut pysyvät hallinnassa, kun niille on oma tili, selkeä dokumentaatio ja säännöllinen tarkistus sulun yhteydessä.