Ostojen ja kulujen hyväksyntäprosessi
Selkea hyväksyntäprosessi vähentää virheitä ja tekee vastuista näkyviä.
Selkea ostojen ja kulujen hyvaksyntaprosessi tuo arkeen rauhaa. Suomalaisille pienyrityksille tavoitteena ei ole lisata byrokratiaa vaan varmistaa, kuka saa ostaa, kuka hyvaksyy ja milloin dokumentit tulevat kirjanpitoon.
Mita kannattaa varmistaa?
- roolit ja euromaaraiset rajat on sovittu
- hyvaksynta tapahtuu ennen ostoa tai heti sen jalkeen
- tositteet tulevat samaan paikkaan joka kerta
- poikkeukset kirjataan heti ylos
Missa virheita tulee?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Vastuu | kukaan ei pysty nimeamaan hyvaksyjaa |
| Tositteet | kuitit tulevat liian myohaan tai puuttuvat |
| Kirjaus | samanlaiset kulut kasitellaan eri tavoin |
Toimiva tyotapa
- Kytke hyvaksynta osaksi Ostolaskut kirjanpidossa ja paata, mitka ostot tarvitsevat ennakkohyvaksyntaa.
- Pidä Tositteet ja kuitit kirjanpidossa minimitasona jokaiselle kululle, jotta kirjaus ei ala ilman dokumenttia.
- Yhdistä työntekijöiden ostot ja kulukorvaukset samaan runkoon kuin muutkin ostot.
- Kay lapi avoimet poikkeamat osana Kuukausisulku pienyritykselle , jotta ne eivat jaa roikkumaan.
Yhteenveto
Hyvaksyntaprosessi toimii parhaiten silloin, kun se on kevyt mutta johdonmukainen. Tavoite on saada vahemman yllatyksia, ei rakentaa raskasta tarkastusketjua.