Henkilöstöennakot voivat olla tarpeellisia, mutta ilman seurantaa niistä tulee helposti vanhoja avoimia eriä. Suomalaisille pienyrityksille selkeä kuittausrytmi estää sen, että ennakot jäävät kiertämään kirjanpitoon ilman loppuselvitystä.

Mita kannattaa varmistaa?

  • ennakot hyväksytään ennen maksua
  • kuittaukselle on sovittu määräaika
  • kuitit liitetään samaan kokonaisuuteen
  • avoimet erot käydään läpi säännöllisesti

Missa ongelmia syntyy?

AlueTyypillinen ongelma
Dokumentointiennakon käyttöä ei pystytä osoittamaan kuiteilla
Saldoennakko jää avoimeksi ilman seurantaa
Kuittausennakko ja kulukorvaus sekoittuvat keskenään

Toimiva tyotapa

  1. Käsittele ennakoita samassa kurissa kuin Kulukorvaukset ja henkilostokulut kirjanpidossa , mutta pidä ne omana eränään.
  2. Vaadi tositteet samalla logiikalla kuin Tositteet ja kuitit kirjanpidossa .
  3. Tarkista avoimet ennakot osana Kassavirran hallinta pienyrityksessa , jotta niillä ei ole piilovaikutusta kassaan.
  4. Jos erot jäävät pieniksi mutta avoimiksi, siivoa ne hallitusti Pienten restisummaaerien poistot kirjanpidossa artikkelin mukaisesti.

Yhteenveto

Ennakot pysyvät käyttökelpoisina, kun ne viedään nopeasti loppuun asti. Näin henkilöstöerät eivät muutu pysyväksi epäselvyydeksi taseessa.