Dokumentaatio kuukausisulkuun ja tilinpaatokseen
Yksi koottu sulkudokumentaatio helpottaa selittamista, jatkotyoa ja seuraavaa kautta.
Hyvä dokumentaatio kuukausisulkuun ja tilinpaatokseen ei tarkoita mahdollisimman montaa tiedostoa. Suomalaisille pienyrityksille tarvitsee ennen kaikkea yhden selkean kokonaisuuden, josta loytyvat tärkeimmät täsmäytykset, arviot ja huomiot.
Mita kannattaa varmistaa?
- oleelliset tasmaytykset ovat yhdessä paikassa
- poikkeamat ja arviot on kirjoitettu auki
- vastuuhenkilot loytavat viimeisimman version helposti
- auki olevat asiat näkyvät selvästi ennen sulun hyväksyntää
Missa virheita tulee?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Versiot | useita tiedostoja kiertaa ilman selkeaa paaversiota |
| Selitykset | poikkeamia ei voida perustella myöhemmin |
| Jatkotyo | seuraava kausi alkaa ilman aiempien huomioiden hyödyntämistä |
Toimiva tyotapa
- Kayta Kuukausisulku pienyritykselle runkona sille, mita dokumentteja jokaisesta sulusta tarvitaan.
- Liita pankki, avoimet erät ja jaksotukset suoraan niiden omaan täsmäytykseen.
- Rakenna kokonaisuus Tositteet ja kuitit kirjanpidossa ja Pankkitilin tasmaytys pienyrityksessa varaan, jotta perusaineisto löytyy nopeasti.
- Paata sulku lyhyeen muistioon siitä, mita seuraavassa kuussa pitää seurata.
Yhteenveto
Kun sulun dokumentaatio on koottu yhteen paikkaan, seuraava tarkistus, raportointi ja tilinpaatos etenevat paljon helpommin.